気になる企業を見つけたけれど、採用ページに求人情報が載っていない…。
そんな時、諦めてしまうのはまだ早いですよ。
実は、企業の採用担当者に直接問い合わせのメールを送ることで、選考のチャンスが生まれることがあります。
この一手間が、あなたのキャリアを大きく左右するかもしれません。
この記事では、求人募集があるか問い合わせる際のメール例文を、新卒や転職といった状況別に分かりやすく紹介します。
コピペして使える基本のテンプレートはもちろん、採用担当者に「この人に会ってみたい」と思わせるような、好印象を与える書き方のコツやマナー、注意点まで詳しく解説していきますね。
この記事を読むと分かること
- コピペで使える問い合わせメールの基本例文
- 新卒・転職・未経験など状況別のメール例文
- 採用担当者に好印象を与えるメール作成のポイント
- メールを送る前に確認すべきビジネスマナー
- 企業から返信が来た場合の対応方法と例文
求人募集しているか問い合わせるメールの例文を状況別に紹介
企業の採用ページに情報がなくても、熱意を伝えれば採用の道が開けることがあります。
そんな時に役立つのが、求人募集の有無を問い合わせるメールです。
でも、いざ書こうとすると「どんな内容にすればいいの？」「失礼にならないかな？」と不安になりますよね。
ここでは、そんな悩みを解決するために、状況別に使えるメールの例文を用意しました。
新卒、第二新卒・転職、未経験者向けに、それぞれの状況でアピールすべきポイントを盛り込んだ例文なので、あなたの状況に合わせてアレンジして使ってみてくださいね。
【コピペで使える】問い合わせメールの基本例文
まずは、どんな状況でも使える基本的な問い合わせメールの例文から見ていきましょう。
この型を覚えておけば、応用が効くのでとても便利ですよ。
件名：採用に関するお問い合わせ（氏名：〇〇 〇〇）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
私、〇〇 〇〇と申します。
貴社の（貴社サービスや製品名など）に感銘を受け、以前から事業内容に大変興味を持っておりました。
ぜひ貴社の一員として貢献したいと強く願っております。
つきましては、現在、〇〇（希望職種名）の採用募集はございますでしょうか。
もし募集されておりましたら、応募方法などをご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
氏名：〇〇 〇〇（ふりがな）
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇区〇〇-〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇@〇〇〇.com
【新卒向け】熱意が伝わるメール例文の書き方
新卒の場合は、社会人経験がない分、ポテンシャルや入社意欲を伝えることが何よりも大切です。
なぜこの会社でなければならないのか、具体的なエピソードを交えて熱意をアピールしましょう。
例えば、企業の製品やサービスを実際に使ってみた感想や、企業理念のどこに共感したのかを自分の言葉で伝えると、採用担当者の心に響きます。
「貴社の〇〇という理念に深く共感し、私もその一員として社会に貢献したいと考えています」のように、具体的な言葉で表現することがポイントです。
完成された文章よりも、少し拙くても自分の言葉で一生懸命伝えようとする姿勢が好印象に繋がるでしょう。
【第二新卒・転職者向け】自身の経歴をアピールするメール例文
第二新卒や転職者の場合は、これまでの経験やスキルが、企業にとってどう役立つのかを明確に伝える必要があります。
短い社会人経験や前職で培ったスキルを簡潔にまとめ、即戦力になる可能性を示唆することが重要です。
例えば、「前職では〇〇として、〇〇という実績を上げました。この経験は、貴社の〇〇事業において必ずお役に立てると確信しております」といった形で、具体的な実績と貢献できるポイントを伝えましょう。
職務経歴書を添付するのも良い方法です。
その際は、本文中に「これまでの経歴をまとめた職務経歴書を添付いたしましたので、ご一読いただけますと幸いです」と一言添えるのを忘れないでくださいね。
【未経験者向け】ポテンシャルを感じさせるメール例文
未経験の職種に挑戦する場合、経験がないことはハンデになりがちです。
しかし、それを補うだけの学習意欲やポテンシャルをアピールできれば、道は開けますよ。
応募したい職種に関連する資格の勉強を始めていることや、独学でスキルを習得していることなどを具体的に伝えましょう。
「現在、〇〇（希望職種）で活躍することを目標に、〇〇という資格の取得に向けて勉強中です」といった一文があるだけで、採用担当者はあなたの本気度を感じ取ってくれます。
未経験だからと臆することなく、これからどう成長していきたいかという前向きな姿勢を見せることが、採用の可能性を引き寄せる鍵になります。
求人募集しているか問い合わせるメールの基本的な書き方を解説
問い合わせメールは、内容だけでなく基本的なマナーや構成を守ることも非常に大切です。
顔が見えないやり取りだからこそ、丁寧な言葉遣いや分かりやすい構成が、あなたの第一印象を決めます。
採用担当者は毎日たくさんのメールをチェックしているので、パッと見て内容が理解できるメールを心がけることが重要なんですよ。
ここでは、件名から署名まで、ビジネスメールの基本となる書き方のポイントを一つずつ丁寧に解説していきます。
この基本を押さえておけば、どんな相手にも失礼のないメールが書けるようになります。
件名の最適な書き方は？｜「採用に関するお問い合わせ（氏名）」が基本
メールの件名は、採用担当者が最初に目にする部分であり、メールを開いてもらえるかどうかを決める重要なポイントです。
たくさんのメールに埋もれてしまわないよう、用件と誰からの連絡かが一目で分かるようにしましょう。
「採用に関するお問い合わせ（氏名：〇〇 〇〇）」のように、具体的で分かりやすい件名にするのがおすすめです。
こうすることで、採用担当者はすぐに採用関連のメールだと判断でき、見落としを防ぐことにも繋がります。
「はじめまして」や「お問い合わせ」だけでは、迷惑メールと間違えられてしまう可能性もあるので避けた方が無難でしょう。
宛名は誰にすればいい？｜「採用ご担当者様」が無難
メールを送る相手の部署名や氏名が分かっている場合は、「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」のように具体的に記載するのが最も丁寧です。
しかし、担当者の名前が分からないケースがほとんどだと思います。
その場合は、「株式会社〇〇 採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。
この書き方なら、どの部署の誰が受け取っても、採用に関する問い合わせであることが伝わります。
会社の規模によっては、最初にメールを開くのが受付担当者の場合もあります。
誰が見ても失礼にあたらない、一般的で丁寧な宛名を使うことを心がけましょう。
「御中」と「様」の使い分けに迷う人もいますが、担当者個人宛てではない部署などに送る場合は「御中」、担当者個人が分かっている場合は「様」を使います。
本文に必要な構成要素①｜挨拶と名乗り
本文の書き出しは、挨拶と自己紹介から始めるのが社会人のマナーです。
宛名を書いた後、一行空けてから挨拶を書き始めましょう。
初めて連絡する相手なので、「突然のご連絡失礼いたします」や「初めてメールをお送りします」といったクッション言葉を入れると、より丁寧な印象になります。
挨拶に続けて、「私、〇〇大学〇〇学部の〇〇 〇〇と申します」のように、自分の所属と氏名をはっきりと名乗ってください。
この最初の部分がしっかり書けているだけで、相手に安心感を与えることができますよ。
本文に必要な構成要素②｜問い合わせの経緯と本題
挨拶と名乗りが終わったら、いよいよ本題に入ります。
まずは、なぜこの会社に興味を持ったのか、問い合わせるに至った経緯を簡潔に伝えましょう。
「貴社の〇〇という製品のファンで、開発に携わりたいと思いました」など、具体的な理由を添えると熱意が伝わりやすくなります。
その後、「つきましては、現在、〇〇職の採用募集はございますでしょうか」と、最も知りたい質問を明確に記載してください。
もし募集があった場合にどうしてほしいのか、「募集がございましたら、応募方法をご教示いただけますと幸いです」のように、次のアクションに繋がる一文を添えると、話がスムーズに進みます。
本文に必要な構成要素③｜結びの挨拶と署名
本文の最後は、相手への気遣いを示す結びの挨拶で締めくくります。
採用担当者の時間を割いてもらっていることへの配慮を忘れないようにしましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです」や「末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」といった定型文を使うと、丁寧な印象を与えられます。
そして、メールの最後には必ず署名を入れましょう。
署名には、以下の情報を記載するのが一般的です。
- 氏名（ふりがな）
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
大学名や学部名も入れておくと、新卒の場合はより分かりやすくなります。
採用担当者に好印象を与える問い合わせのポイント
ただマナー通りにメールを送るだけでは、その他大勢に埋もれてしまうかもしれません。
採用担当者に「お、この人は違うな」と思わせ、記憶に残るようなメールにするには、いくつかのコツがあります。
大切なのは、メールの向こう側にいる相手を意識し、自分の熱意や誠実さが伝わるような工夫をすることです。
ここでは、あなたの問い合わせメールをワンランクアップさせ、採用担当者の心をつかむための3つのポイントを紹介します。
ちょっとした心がけで、印象は大きく変わりますよ。
企業の採用情報を事前に徹底的にリサーチする
問い合わせをする前に、企業の公式ウェブサイトの採用ページを隅々まで確認するのは基本中の基本です。
「募集要項を見落としていませんか？」と思われてしまったら、注意力散漫な人というマイナスの印象を与えかねません。
採用情報だけでなく、企業理念や事業内容、最近のニュースリリースなどにも目を通しておきましょう。
その上で、「貴社の〇〇という新しい取り組みに感銘を受け、ぜひお話を伺いたいと思いました」のように、リサーチしたからこそ書ける一文を盛り込むと、志望度の高さが伝わります。
その企業への深い理解と関心を示すことが、他の応募者との差別化に繋がるのです。
なぜその企業で働きたいのかという熱意を簡潔に伝える
採用担当者は、あなたが「なぜうちの会社なのか」という点に最も興味を持っています。
数ある企業の中から、なぜその会社を選んだのか、自分の言葉で具体的に伝えましょう。
ただし、長々と自分語りをするのはNGです。
メールという限られたスペースの中で、いかに簡潔に、そして魅力的に伝えるかが腕の見せ所ですよ。
「〇〇という私の強みは、貴社の〇〇という点で貢献できると考えています」といったように、自分のスキルと企業のニーズを結びつけてアピールできると、非常に説得力が増します。
誰にでも送れるような内容ではなく、「あなただけ」に送っているという特別感を演出してください。
読みやすさを意識した改行や段落分けを心がける
メールの見た目は、内容と同じくらい重要です。
文章がぎっしり詰まったメールは、読む前から相手を疲れさせてしまいます。
採用担当者がストレスなく読めるように、適度な改行や段落分けを意識しましょう。
一般的に、2〜3文ごとに改行を入れると読みやすくなると言われています。
また、話の区切りが良いところで一行空けて段落を作ることで、内容の切り替わりが分かりやすくなります。
スマートフォンでメールを読む人も多いので、パソコンの画面だけでなく、スマホでの見え方も意識するとさらに良いでしょう。
相手への思いやりが、丁寧で分かりやすいレイアウトに表れます。
問い合わせメールを送る前に確認すべき注意点
完璧なメールが書けたと思っても、送信ボタンを押す前にもう一度立ち止まって確認すべきことがあります。
うっかりミスが、あなたの評価を下げてしまう原因になることもあるからです。
特にビジネスマナーに関する部分は、社会人としての常識を問われるポイントなので、細心の注意を払いましょう。
ここでは、メールを送る時間帯やメールアドレスの選び方、そして最終チェックの重要性など、送信前に必ず押さえておきたい注意点を解説します。
この一手間が、あなたの誠実さを伝えることに繋がります。
送信する時間帯はいつがベスト？｜企業の就業時間内がマナー
メールは24時間いつでも送れる便利なツールですが、ビジネスシーンでは送る時間帯にも配慮が必要です。
企業の採用担当者へ連絡する場合、相手企業の就業時間内（平日の午前9時～午後5時頃）に送るのが基本的なマナーとされています。
深夜や早朝にメールを送ると、「生活リズムが不規則な人なのかな？」と受け取られてしまう可能性もゼロではありません。
メールの作成自体は夜間に行っても構いませんが、送信は翌朝まで待つか、メールソフトの予約送信機能を活用すると良いでしょう。
相手の都合を考えた行動が、あなたの評価を高めることに繋がります。
Gmailなどのフリーメールアドレスを使っても大丈夫？
就職・転職活動で使うメールアドレスは、GmailやYahoo!メールといったフリーメールアドレスで問題ありません。
多くの学生や社会人が利用しており、フリーメールだからという理由で不利になることはほとんどないでしょう。
ただし、注意したいのがアドレスの文字列です。
プライベートで使っているような、ニックネームや好きなキャラクター名などが入ったアドレスは避けましょう。
ビジネスシーンにふさわしくないと判断されてしまう可能性があります。
自分の氏名を使った「 taro.yamada@ 〇〇.com」のような、シンプルで分かりやすいアドレスを新規に取得して使うのが最もおすすめです。
誤字脱字や敬語の間違いがないか最終チェックを行う
メールを送信する前の最終チェックは、絶対に欠かせない工程です。
誤字脱字が多いと、「仕事でもケアレスミスが多い人なのだろうか」という印象を与えてしまいます。
特に、会社名や担当者の氏名を間違えるのは、非常に失礼にあたるので注意してください。
また、尊敬語・謙譲語・丁寧語などの敬語が正しく使えているかもしっかり確認しましょう。
自信がない場合は、一度声に出して読んでみると、不自然な点に気づきやすくなりますよ。
自分一人でのチェックに不安があるなら、家族や友人に読んでもらうのも良い方法です。
企業から返信が来た場合の対応方法とメール例文
問い合わせメールを送った後、企業から返信が来たら、迅速かつ丁寧に対応することが大切です。
返信の内容によって、その後の動き方が変わってきます。
採用募集の有無にかかわらず、連絡をくれたことへの感謝を伝えるのを忘れないようにしましょう。
ここでは、企業からの返信パターン別に、どのように対応すれば良いのかを具体的なメール例文とともに解説します。
ここでの対応次第で、次のチャンスに繋がる可能性も残せますよ。
採用募集がある旨の返信が来た場合の例文とお礼の伝え方
採用募集があるという嬉しい返信が来たら、まずは迅速にお礼のメールを送りましょう。
連絡をもらえたことへの感謝と、ぜひ応募したいという意欲を伝えます。
件名：「Re: 採用に関するお問い合わせ（氏名：〇〇 〇〇）」
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お忙しい中、ご返信いただき誠にありがとうございます。
また、この度は採用についてご検討いただけるとのこと、心より感謝申し上げます。
ご教示いただきました方法にて、早速応募手続きを進めさせていただきます。
取り急ぎ、お礼を申し上げたくご連絡いたしました。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
このように、感謝の気持ちと今後のアクションを簡潔に伝えることがポイントです。
現在是募集がない旨の返信が来た場合の例文と今後の可能性の探り方
残念ながら今回は募集がないという返信だったとしても、そこで終わりではありません。
丁寧にお礼を伝えることで、将来募集が再開された際に声をかけてもらえる可能性があります。
件名：「Re: 採用に関するお問い合わせ（氏名：〇〇 〇〇）」
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お忙しい中、ご返信いただき誠にありがとうございます。
採用状況について承知いたしました。
この度は、私の希望に沿う結果とはなりませんでしたが、ご連絡いただけたこと、心より感謝申し上げます。
今後、もし募集が再開されるようなことがございましたら、その際に改めて選考の機会をいただけますと幸いです。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名
このように返信しておくことで、丁寧で熱意のある人材として記憶に残るかもしれません。
返信は何日以内に送るべき？｜24時間以内が原則
企業からの返信には、可能な限り早く、遅くとも24時間以内に返信するのがビジネスマナーです。
返信が早いと、それだけ志望度が高く、仕事のレスポンスも早い人だという好印象を与えることができます。
特に、採用募集があるという連絡の場合は、スピードが重要です。
すぐに返信できない場合でも、「本日中に改めてご連絡いたします」といった形で、一度連絡を入れておくと丁寧な印象になります。
相手を待たせないという配慮が、信頼関係の構築に繋がることを覚えておきましょう。
問い合わせ後の採用の可能性を高めるアクション
メールでの問い合わせは、あくまで最初の一歩です。
その後の行動次第で、採用の可能性をさらに高めることができます。
メールを送って返事を待つだけでなく、より積極的に動くことで、あなたの熱意をさらに強くアピールすることが可能です。
ここでは、メールでの問い合わせ後に行うと効果的な、いくつかの追加アクションについて紹介します。
少しの勇気が、あなたの未来を大きく変えるかもしれません。
電話で問い合わせる際の適切なタイミングと会話のマナー
メールを送って数日経っても返信がない場合や、より直接的に熱意を伝えたい場合は、電話での問い合わせも有効な手段です。
電話をかける際は、メールと同様に企業の就業時間内、特に始業直後や終業間際、お昼休憩の時間帯を避けるのがマナーです。
電話をかけたら、まずは大学名と氏名を名乗り、「〇月〇日に採用に関するお問い合わせのメールをお送りした〇〇です」と用件を伝えましょう。
事前に話したいことをメモにまとめておくと、緊張してもスムーズに話せます。
ハキハキとした明るい声で、丁寧な言葉遣いを心がけることが、好印象を与えるポイントです。
ハローワーク経由で問い合わせる具体的な手順
もしあなたがハローワークを利用しているなら、ハローワークの職員を通じて企業に問い合わせてもらうという方法もあります。
公開されている求人以外にも、企業がハローワークにだけ非公開で求人を出しているケースがあるからです。
まずはハローワークの相談窓口へ行き、気になっている企業について相談してみましょう。
職員の方が企業に連絡を取り、求人の有無や応募資格などを確認してくれます。
第三者である職員を介すことで、個人で問い合わせるよりも話が進みやすい場合もありますし、客観的なアドバイスをもらえるというメリットもあります。
問い合わせをきっかけに応募へ繋げるための次のステップ
問い合わせの結果、幸運にも「応募しても良い」という返事をもらえたら、すぐに次のステップに進みましょう。
まずは指示された通りの方法で、履歴書や職務経歴書などの応募書類を準備します。
書類を送付する際には、送付状（添え状）を同封するのがマナーです。
送付状には、「先日はお問い合わせにご返信いただきありがとうございました」といった一文を添えると、丁寧な印象になります。
問い合わせから応募までの一連の流れの中で、一貫して丁寧で迅速な対応を心がけることが、採用担当者からの信頼を獲得し、内定へと繋がる道筋になります。
求人募集しているか問い合わせるメールの例文まとめ
- 求人募集の問い合わせメールは、採用ページに情報がなくても送る価値がある。
- メール例文は、新卒・転職・未経験など自分の状況に合わせてアレンジして使う。
- 件名は「採用に関するお問い合わせ（氏名）」とし、用件を分かりやすく伝える。
- 宛名は担当者名が分からなければ「採用ご担当者様」で問題ない。
- 本文は、挨拶、名乗り、経緯、本題、結びの挨拶、署名の構成で書く。
- 企業研究をしっかり行い、なぜその企業なのかという熱意を簡潔に伝えることが重要。
- 読みやすさを意識し、適度な改行や段落分けを心がける。
- メールの送信時間は、企業の就業時間内が基本的なマナー。
- Gmailなどのフリーメールアドレスを使っても良いが、氏名などシンプルなものにする。
- 送信前には、誤字脱字や敬語の間違いがないか必ず最終チェックを行う。
- 企業からの返信には、24時間以内に感謝の気持ちを込めて対応する。
- 募集がない場合でも、丁寧にお礼を伝えることで次のチャンスに繋がる可能性がある。
- メールだけでなく、電話やハローワーク経由での問い合わせも有効な手段。
- 問い合わせから応募に繋がった場合は、迅速かつ丁寧に次のステップへ進む。