イベントへの参加を申し込む際、どのようなメールを送れば良いか迷うことはありませんか。
特にビジネスシーンでは、メールの書き方一つで相手に与える印象が大きく変わります。
この記事では、ビジネスのセミナーからプライベートの習い事まで、様々な状況でそのまま使えるイベント参加申し込みメールの例文を網羅的に紹介します。
メールの基本的な構成やマナー、さらには申し込み後の返信やキャンセルの伝え方まで、あらゆる疑問に答えます。
この記事を読めば、誰に対しても失礼なく、スムーズに参加の意思を伝えられるようになります。
この記事を読むと分かること
- ビジネスやプライベートなど状況別の参加申し込みメール例文
- 好印象を与えるメールの基本的な書き方と構成
- 申し込みフォームがない場合のスマートな対応方法
- 申し込み後の返信やキャンセル連絡の際のマナーと例文
- 服装や持ち物など、不明点を確認する問い合わせメールの書き方
イベントの参加申し込みメールで使える例文を状況別に紹介
イベント参加を申し込むメールは、送る相手やイベントの性質によって内容を使い分けることが大切です。
例えば、取引先が主催するセミナーと、社内の親睦会では、求められる丁寧さの度合いが異なります。
就活生が送るメールなら、熱意と礼儀正しさを示す必要があります。
ここでは、社外向け、社内向け、プライベート、就活など、具体的な状況を想定した例文を紹介します。
あなたの目的にぴったりの例文を見つけて、アレンジして活用してください。
【社外向け】ビジネスイベント・セミナーの申し込み例文
ビジネス関連のイベントやセミナーに申し込む際は、丁寧な言葉遣いと簡潔さが重要です。
件名：【参加申込】〇月〇日開催「△△セミナー」の件（株式会社□□ 〇〇）
本文：
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社□□の〇〇（自分の氏名）と申します。
貴社ホームページにて拝見いたしました、〇月〇日開催の「△△セミナー」に、ぜひ参加させていただきたくご連絡いたしました。
申し込みにあたり、必要な情報がございましたらご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
株式会社□□
〇〇部 〇〇（自分の氏名）
〒XXX-XXXX 東京都…
TEL: XXX-XXXX-XXXX
Email: xxx@example.com
【社内向け】研修や親睦会の申し込み例文
社内のイベントであれば、社外向けほど堅苦しい表現は不要ですが、基本的なマナーは守りましょう。
件名：【参加連絡】〇月〇日開催 〇〇研修の件（〇〇部 〇〇）
本文：
〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
ご案内いただきました、〇月〇日開催の「〇〇研修」に参加いたします。
当日はご指導のほど、よろしくお願いいたします。
お忙しい中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇部 〇〇（自分の氏名）
【プライベート】地域のイベントや習い事の申し込み例文
地域のイベントや個人の習い事への申し込みは、ビジネスメールほど形式張る必要はありませんが、丁寧な言葉遣いを心がけると好印象です。
件名：〇〇教室への参加申し込み
本文：
〇〇様
はじめまして。
〇〇と申します。
ブログを拝見し、〇月〇日に開催される「〇〇教室」に大変興味を持ちました。
ぜひ参加させていただきたいのですが、まだ申し込みは可能でしょうか。
参加にあたり、事前に準備するものなどがあれば教えていただけますと幸いです。
お忙しいところ申し訳ありませんが、お返事いただけますと嬉しいです。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇 〇〇（自分の氏名）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
【就活生向け】会社説明会・インターンの申し込み例文
就職活動におけるメールは、あなたがどんな人物かを示す第一印象となります。熱意と礼儀正しさを伝えましょう。
件名：【参加希望】〇月〇日開催 会社説明会の件（〇〇大学 氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
はじめまして。
〇〇大学〇〇学部の〇〇（自分の氏名）と申します。
貴社の採用サイトを拝見し、〇月〇日に開催される会社説明会にぜひ参加させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社の〇〇という事業に大変魅力を感じております。
説明会で、社員の皆様の貴重なお話を伺えることを心より楽しみにしております。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
氏名：〇〇 〇〇
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxx@example.com
複数人でまとめて申し込む場合の書き方と例文
複数人でまとめて申し込む場合は、代表者が誰で、参加者全員の情報が明確に分かるように記載することが大切です。
件名：【〇名参加申込】〇〇セミナーの件（株式会社□□ 〇〇）
本文：
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社□□の〇〇です。
〇月〇日開催の「〇〇セミナー」に、弊社から〇名で参加させていただきたく存じます。
参加者は、以下の通りです。
・〇〇部 〇〇（代表者）
・〇〇部 △△
・〇〇部 ◇◇
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
イベントの参加申し込みメールの基本的な書き方と構成要素
イベント参加の申し込みメールには、誰が読んでも分かりやすい「基本の型」があります。
この型さえ押さえておけば、どんな相手にも失礼のないメールを作成できます。
具体的には「件名」「宛名」「挨拶と名乗り」「本文」「結びの言葉」「署名」の6つの要素で構成されます。
これから、それぞれの要素で何をどのように書けば良いのか、ポイントを詳しく解説していきます。
この基本をマスターすれば、メール作成に迷うことはもうありません。
件名だけで内容が伝わる書き方のポイント
件名は、相手がメールを開く前に内容を把握するための重要な部分です。
「何の用件」で「誰から」のメールかが一目で分かるように、具体的かつ簡潔に書きましょう。
良い例は、「【参加申込】〇月〇日開催セミナーの件（株式会社〇〇 氏名）」のように、用件と会社名、氏名を入れることです。
「こんにちは」や「お世話になります」といった件名は、他のメールに埋もれてしまい、見落とされる可能性があります。
ひと目で内容がわかる件名を心がけるだけで、相手への配慮が伝わり、仕事のできる人という印象を与えられます。
宛名・挨拶・名乗りのビジネスマナー
宛名は、メールを送る相手を正確に記載する、ビジネスマナーの基本です。
会社名、部署名、役職、氏名を正式名称で書き、最後に「様」をつけます。
担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」のように記載しましょう。
宛名の後には、「いつもお世話になっております。」といった挨拶を入れ、続けて「株式会社〇〇の△△と申します。」と自分の会社名と氏名を名乗ります。
この最初の部分を丁寧に行うことで、相手に敬意を示し、スムーズに本題に入ることができます。
参加の意思を明確に伝える本文の構成
本文では、まずどのイベントに参加したいのかを明確に伝えることが最も重要です。
「〇月〇日に開催される『△△セミナー』に参加を希望いたします。」のように、イベントの正式名称と開催日時を正確に記載しましょう。
これにより、主催者側での確認作業がスムーズになります。
申し込みフォームがなく、こちらから情報を提示する必要がある場合は、氏名、会社名、連絡先などを箇条書きにすると分かりやすいです。
だらだらと書かず、要点を絞って簡潔に伝えることを意識してください。
丁寧な印象を与える結びの言葉と署名
メールの最後は、結びの言葉と署名で締めくくります。
結びの言葉は、「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」や「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」といった、相手を気遣うクッション言葉を入れると丁寧な印象になります。
署名は、あなたの身元を証明する大切な情報です。
会社名、部署名、氏名、会社の住所、電話番号、メールアドレスを正確に記載しましょう。
毎回入力するのは大変なので、メールソフトの署名機能に登録しておくと便利ですよ。
ビジネスシーンで好印象を与える丁寧な申し込みメールのコツ
基本的なメールの書き方をマスターしたら、次はさらに一歩進んで、相手に「おっ」と思わせるような好印象を与えるテクニックを身につけましょう。
言葉の選び方や、少しの気配りで、あなたの丁寧さや仕事に対する姿勢が伝わります。
ここでは、「参加します」という言葉の言い換え表現や、申し込みフォームが用意されていない場合にどう対応すればスマートか、といった具体的なコツを紹介します。
ちょっとした工夫で、あなたの評価は格段にアップします。
「参加します」をより丁寧に伝える言い換え表現
「参加します」という言葉だけでも意思は伝わりますが、ビジネスシーンではより丁寧な表現を使うと好印象です。
「参加させていただきます」という謙譲語を使うのが一般的で、最も使いやすいでしょう。
さらに敬意を示したい場合は、「ぜひ参加させていただきたく存じます」や「喜んで参加させていただきます」といった表現も有効です。
これらの言葉を使うことで、単に参加するだけでなく、イベントに対して前向きで、楽しみにしている気持ちを伝えることができます。
状況に応じて使い分けることで、表現の幅が広がります。
申し込みフォームがない場合のスマートな対応方法
イベントによっては、専用の申し込みフォームが用意されておらず、メールで直接申し込む必要がある場合があります。
そんな時は、主催者がどのような情報を必要としているかをこちらで考えて、先に提示するのがスマートな対応です。
ただ「参加します」と送るだけでなく、以下のような情報を箇条書きで添えると、相手の手間を省くことができます。
- 氏名：
- 会社名／部署名：
- 電話番号：
- メールアドレス：
- 参加希望人数：
このように先回りして情報を提供することで、「仕事がデキる人だな」という印象を与えられます。
申し込み後の返信メールへの対応方法と例文
イベントへの参加を申し込んだ後、主催者から「申し込みを受け付けました」という確定メールが届くことがあります。
この確定メールに対して、さらに返信をした方が良いのか、それともそのままで良いのか、迷った経験はありませんか。
ここでは、そんな申し込み後のメール対応について解説します。
返信が必要なケースと不要なケースを見極め、返信する場合の簡潔な例文も紹介するので、今後の対応に役立ててください。
スマートなやり取りで、相手に余計な手間をかけさせないようにしましょう。
主催者からの確定メールへの返信は必要か
主催者からの参加確定メールや受付完了メールには、基本的には返信は不要です。
多くの場合、これらのメールは自動返信で送られており、返信しても読まれない可能性があります。
また、担当者が手動で送っている場合でも、参加者全員から返信が来ると、かえって相手の仕事量を増やしてしまいます。
ただし、「内容をご確認の上、ご返信ください」といったように、返信を求める文言が記載されている場合は、必ず返信しましょう。
それ以外の場合は、相手への配慮として返信しないのがマナーです。
参加確定メールに返信する際の簡潔な例文
もし、どうしても感謝の気持ちを伝えたい場合や、何らかの理由で返信が必要な場合は、相手に負担をかけないよう、極力簡潔に書くことが大切です。
件名は「Re:」をつけたまま、本文は短くまとめましょう。
件名：Re:【参加確定】〇〇セミナーお申し込みの件
本文：
株式会社〇〇 〇〇様
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
内容、承知いたしました。
セミナー当日を楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
このように、確認した旨と感謝の気持ちを伝えるだけで十分です。
参加をキャンセルする場合の断りメールのマナー
楽しみにしていたイベントでも、急な仕事や体調不良など、やむを得ない事情で参加できなくなってしまうことがあります。
そんな時は、できるだけ早く、そして誠意をもってお詫びの連絡を入れるのが社会人としてのマナーです。
無断で欠席するのは、主催者に迷惑をかけるだけでなく、あなたの信用を大きく損ないます。
ここでは、急な不参加を伝える場合と、前もって辞退する場合の、それぞれの状況に応じた丁寧な断りメールの書き方と例文を紹介します。
急な不参加を伝えるお詫びメールの書き方
イベントへの不参加が直前に決まった場合は、分かった時点ですぐに連絡を入れることが最も重要です。
まずは電話で一報を入れるのが最も丁寧ですが、メールで連絡する場合は、件名で緊急の要件であることが分かるようにしましょう。
件名：【重要・欠席のご連絡】本日の〇〇セミナーについて（株式会社□□ 〇〇）
本文：
株式会社〇〇 〇〇様
本日開催の「〇〇セミナー」に申し込みをさせていただいておりました、株式会社□□の〇〇です。
大変申し訳ございませんが、急な体調不良により、本日のセミナーへの参加が難しくなりました。
直前のご連絡となり、多大なるご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございません。
前もって辞退する際の丁寧な断り方と例文
事前に参加が難しいと分かっている場合は、お詫びの気持ちと共に、参加したかったという残念な気持ちを伝えると、より丁寧な印象になります。
件名：〇月〇日開催「△△セミナー」参加辞退のご連絡（株式会社□□ 〇〇）
本文：
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。
株式会社□□の〇〇です。
〇月〇日開催の「△△セミナー」に参加申し込みをさせていただいておりましたが、誠に申し訳ございませんが、所用により参加を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
セミナーを大変楽しみにしておりましたので、誠に残念です。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。
またの機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。
申し込み前に不明点を確認する問い合わせメールの例文
イベントに申し込む前に、服装や持ち物、参加方法など、確認しておきたい点が出てくることもありますよね。
そんな時は、主催者に問い合わせメールを送ることになりますが、質問の仕方にもマナーがあります。
やみくもに質問するのではなく、まずは自分で公式サイトや案内資料をよく確認することが大前提です。
その上で、どうしても分からない点だけを、相手が答えやすいように具体的に質問しましょう。
ここでは、スマートな問い合わせメールの書き方を例文付きで紹介します。
服装や持ち物について質問する際の書き方
服装や持ち物について質問する際は、まず自分で案内をよく読んだことを伝えた上で、具体的に質問するのがポイントです。
件名：〇月〇日開催イベントの服装についてご質問（氏名）
本文：
〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日開催の「〇〇イベント」に申し込みをさせていただきました〇〇と申します。
イベントを楽しみにしております。
一つ質問させていただきたいのですが、当日の服装について、特に指定などはございますでしょうか。
案内には「自由な服装で」と記載がございましたが、例年の雰囲気など、もし差し支えなければお伺いできますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますようお願い申し上げます。
オンラインイベントの参加方法を確認する際の例文
オンラインイベントの場合、参加用のURLがいつ送られてくるのか、どのツールを使えば良いのかといった点が気になりますよね。
これらの点を確認する際は、何が分からないのかを明確に伝えることが大切です。
件名：オンラインセミナーの参加方法についてのご質問（氏名）
本文：
〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日の「〇〇オンラインセミナー」に申し込みました〇〇です。
開催を心待ちにしております。
参加方法について一点お伺いしたいのですが、参加用のURLはいつ頃お送りいただけますでしょうか。
また、当日はZoomを使用されるとの認識でよろしかったでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご回答いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
イベントの参加申し込みメールの例文まとめ
- イベント参加申し込みメールは、ビジネスやプライベートなど状況に応じた例文を参考にします。
- 件名は「【参加申込】イベント名（氏名）」のように、具体的で分かりやすく記載しましょう。
- メールの基本構成は「件名」「宛名」「挨拶」「本文」「結び」「署名」です。
- ビジネスシーンでは「参加させていただきます」など、丁寧な言葉遣いを心がけます。
- 就活生は、熱意と礼儀正しさが伝わるように学校名や学部名を明記してください。
- 申し込みフォームがない場合は、氏名や連絡先など必要な情報をこちらから提示すると親切です。
- 複数人で申し込む際は、代表者と参加者全員の情報を明確に記載します。
- 主催者からの参加確定メールには、基本的に返信は不要です。
- 返信が必要な場合は、感謝と確認の意を簡潔に伝えます。
- キャンセルする場合は、判明した時点ですぐに連絡し、誠心誠意お詫びすることがマナーです。
- 急な不参加の場合は、件名で緊急性が分かるように工夫しましょう。
- 事前に不明点を確認する際は、まず自分で調べ、具体的な質問を心がけてください。
- オンラインイベントの問い合わせでは、参加URLや使用ツールなどについて確認します。
- 社内向けのメールでも、親しき中にも礼儀ありの精神を忘れないことが大切です。