ビジネスシーンで重要なファイルをメールで送る際、パスワードをどうやって伝えるか、その書き方に悩むことは多いですよね。
ここでは、コピペしてすぐに使える、丁寧で分かりやすい「メールのパスワード別送例文」をご紹介します。
ファイルを送るメールと、そのパスワードを知らせるメールの2通に分けて解説するので、もう迷うことはありません。
また、なぜパスワードの別送（PPAP）が時代遅れと言われるのか、その理由や、もっと安全な代替案についても詳しく解説します。
この記事を読めば、ビジネスマナーを守りながら、安全にファイルを共有する方法が身につきますよ。
この記事を読むと分かること
- コピペで使えるパスワード別送のメール例文
- パスワードを送る際のビジネスマナーと注意点
- パスワード別送（PPAP）が危険と言われる本当の理由
- パスワード別送に代わる安全なファイル共有方法
- 英語でパスワードを送る際のメール例文
メールでパスワードを別送する際の基本的な例文【コピペOK】
メールでパスワードを別送する際の例文は、多くのビジネスパーソンが知りたい情報ですよね。
ここでは、実際にファイルを送るメールと、そのパスワードをお知らせするメールの2通に分けて、すぐに使える例文を紹介します。
コピペして、状況に合わせて少しアレンジするだけで使えるので、ぜひ活用してみてください。
社内向け、社外向け、どちらのシーンでも使えるようにポイントを解説していきますよ。
1通目：パスワード付きファイルを送るときのメール例文
パスワード付きファイルを送る1通目のメールでは、これから送るファイルの内容と、パスワードは別のメールで送ることを明確に伝えるのがポイントです。
相手が「パスワードはいつ届くんだろう？」と不安にならないように、配慮のひと言を添えると、より丁寧な印象になります。
件名に【重要】や会社名、ファイルの内容を簡潔に入れると、相手も見落としにくくなるのでおすすめですよ。
このメールで大切なのは、パスワードそのものは記載しない、という点です。
あくまで「これからパスワードを送りますよ」という予告の役割だと考えてくださいね。
2通目：パスワードを知らせるときのメール例文
2通目のパスワード通知メールは、1通目を送った直後に送るのが基本です。
時間を空けすぎると、相手を待たせてしまうだけでなく、セキュリティの観点からもあまり好ましくありません。
件名は、1通目と関連があることが分かるように「【パスワード】〇〇のご送付につきまして」のようにすると親切です。
本文には、どのファイルのパスワードなのかを明記し、パスワードそのものを記載します。
他の余計な情報は入れず、簡潔に用件だけを伝えるように心がけましょう。
【状況別】社内・社外で使えるパスワード通知メール例文
パスワードを送る相手が社内か社外かによって、少しだけ表現を変えると、よりスムーズなコミュニケーションができます。
社外の取引先へ送る場合は、時候の挨拶や丁寧な言葉遣いを心がけ、ビジネスマナーに沿った形式で作成しましょう。
「お世話になっております。」から始まり、「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」で締めるといった、基本的な型を大切にします。
一方、社内の同僚や上司へ送る場合は、少し簡潔な表現でも問題ありません。
「お疲れ様です。」から始め、用件を簡潔に伝え、「よろしくお願いいたします。」で締めるといった形で十分ですよ。
メールのパスワードを別送するときの注意点とビジネスマナー
メールでパスワードを別送する行為は、一見安全に見えますが、いくつかの注意点と守るべきマナーが存在します。
これらを知らないと、かえってセキュリティリスクを高めてしまったり、相手に「この人、大丈夫かな？」と不信感を与えてしまったりする可能性があります。
ここでは、知っておくべき基本的な注意点とビジネスマナーについて、分かりやすく解説していきます。
ファイル送付とパスワード通知のメールはいつ送るのが正解？
ファイル送付のメールとパスワード通知のメールは、できるだけ時間を空けずに送るのが正解です。
理想は、ファイル送付メールを送った直後に、パスワード通知メールを送ることです。
もし2通のメールの間に時間が空いてしまうと、悪意のある第三者にメールを盗み見られるリスクがわずかに高まります。
また、受け取った相手も「ファイルは届いたけど、パスワードが来ない…」と作業が止まってしまい、迷惑をかけてしまうかもしれません。
スムーズな業務のためにも、2通のメールはセットで送る、と覚えておきましょう。
宛先や件名のミスが引き起こす情報漏洩リスク
宛先や件名のミスは、情報漏洩に直結する非常に危険なヒューマンエラーです。
特にパスワード通知メールの宛先を間違えてしまうと、全く関係ない第三者にパスワードを教えてしまうことになり、重大なセキュリティ事故につながります。
これを防ぐためには、送信前の宛先（To, Cc, Bcc）のダブルチェックを徹底することが何よりも重要です。
また、件名にファイルの内容を具体的に書くことで、受信者が何のパスワードか一目で分かり、混乱を防ぐことにもつながります。
送信ボタンを押す前に、もう一度指差し確認するくらいの慎重さが必要ですよ。
パスワードを口頭や電話で伝えるのはマナー違反？
パスワードを口頭や電話で伝える方法は、メールで送るよりも安全な場合があります。
メールという同じ経路を使わないため、もしメールが盗聴されても、パスワードそのものは漏れないからです。
ただし、これがマナー違反になるかどうかは、状況や相手との関係性によります。
例えば、相手が外出中で電話に出られない状況だったり、いきなり電話をかけるのが失礼にあたる間柄だったりする場合は避けるべきでしょう。
事前に「パスワードは後ほどお電話でお伝えします」と伝えておくなど、相手の状況に配慮することが大切です。
自動解凍パスワードの利用は避けるべき理由
自動解凍パスワード付きのファイルは、一見便利そうに見えますが、セキュリティの観点からは利用を避けるべきです。
自動解凍形式は、ファイルを開くと自動的にパスワードが入力される仕組みですが、この手軽さが逆にリスクとなります。
ウイルス対策ソフトの中には、このようなファイルをスキャンできず、もしマルウェアが仕込まれていても検知できないことがあるのです。
つまり、ウイルスが潜んだファイルを気づかずに開いてしまう危険性があります。
安全のためには、手間がかかっても、手動でパスワードを入力する通常のZIP形式を利用するようにしましょう。
そもそもパスワード別送（PPAP）は本当に安全？時代遅れと言われる理由
パスワード付きZIPファイルをメールで送り、その直後にパスワードを別メールで送る方法。
この一連の流れは、それぞれの頭文字をとって「PPAP」と呼ばれています。
多くの企業で昔から行われてきた方法ですが、近年その危険性が広く指摘され、「時代遅れ」と言われるようになりました。
ここでは、なぜPPAPが安全ではないのか、その具体的な理由を分かりやすく解説します。
PPAPとは何か？（Password付きZIPファイル、Passwordを送信、Angoka（暗号化）、Protocol（プロトコル）の略）
PPAPとは、セキュリティ対策の手法の一つで、日本の企業で広く使われてきました。
P：Password（パスワード）付きZIPファイルを送る
P：Password（パスワード）を送信する
A：Angoka（暗号化）
P：Protocol（プロトコル／手順）
この4つの頭文字を合わせた造語です。
ファイルを暗号化して、パスワードを別で送れば安全だろう、という考え方から生まれた手順なんですね。
しかし、この手順にはセキュリティ上の大きな落とし穴があることが、今では広く知られています。
メールの盗聴によるパスワード漏洩のリスク
PPAPの最大の問題点は、メールの盗聴リスクです。
もし悪意のある第三者があなたのメールの通信経路を乗っ取っていた場合、1通目のファイルも2通目のパスワードも、両方とも盗み見られてしまいます。
同じ経路（メール）でファイルと鍵（パスワード）を送っているため、泥棒に「これが金庫で、これが鍵ですよ」と丁寧に教えているようなものなのです。
2通に分けたとしても、同じ経路を通る以上、セキュリティ対策としての効果はほとんどない、というのが現在の一般的な考え方になっています。
ウイルス対策ソフトのスキャンをすり抜ける危険性
もう一つの大きなリスクは、ウイルス対策ソフトとの相性の悪さです。
多くのウイルス対策ソフトは、パスワードで暗号化されたZIPファイルの中身をスキャンすることができません。
そのため、もしZIPファイルの中にウイルスが仕込まれていたとしても、検知できずにパソコンまで届いてしまうのです。
受信者がパスワードを入力してファイルを開いた瞬間に、ウイルスに感染してしまう危険性があります。
安全のために暗号化したはずが、かえってウイルスの侵入を許す抜け道になってしまうなんて、皮肉な話ですよね。
政府も廃止したPPAP運用の実態
PPAPの危険性は広く認知されるようになり、ついに日本政府も動きました。
2020年、内閣府および内閣官房において、PPAPを廃止する方針が発表されたのです。
国の中心機関が「この方法は危険なのでやめます」と宣言したことは、社会に大きなインパクトを与えました。
この動きを受けて、多くの民間企業でもPPAPを見直し、より安全な代替策へと移行する流れが加速しています。
「みんなやっているから」という理由で続けるのではなく、時代に合った、より安全な方法を選ぶことが求められています。
パスワード別送よりも安全性が高いファイル共有の代替案
PPAPのリスクが広く知られるようになり、多くの企業で代替案への移行が進んでいます。
パスワードの別送に代わる方法は、実はたくさんあるんですよ。
ここでは、より安全で、しかも効率的にファイル共有ができる具体的な代替案を3つ紹介します。
これらの方法を使えば、セキュリティの心配を減らし、もっとスムーズに仕事を進められるようになります。
クラウドストレージの共有リンクを利用する方法と比較
クラウドストレージは、PPAPの代替案として最もポピュラーな方法の一つです。
Google DriveやDropbox、OneDriveといったサービスにファイルをアップロードし、そのファイルへの共有リンクを相手に送るだけです。
この方法のメリットは、パスワードをメールで送る必要がないことです。
また、リンクに有効期限を設定したり、閲覧者や編集者を限定したりと、細かい権限設定ができるため、セキュリティを高く保てます。
PPAPのようにファイルを2通に分けて送る手間もなく、非常に効率的だと言えるでしょう。
ファイル転送サービスの具体的な使い方と選び方
ファイル転送サービスも、PPAPの代替として非常に有効です。
これは、Webサイト上でファイルをアップロードし、生成されたダウンロードURLを相手に知らせる仕組みのサービスです。
多くのサービスでは、ダウンロード時にパスワードを設定できますが、そのパスワードはメールとは別の手段（電話やチャットなど）で伝えるとより安全です。
サービスを選ぶ際は、セキュリティポリシーがしっかりしているか、通信が暗号化されているか（SSL/TLS対応）などを確認しましょう。
一度に送れる容量が大きいサービスも多いので、動画などの重いファイルを送る際にも便利ですよ。
ビジネスチャットツールでの安全なファイル共有手順
SlackやMicrosoft Teams、Chatworkといったビジネスチャットツールにも、安全なファイル共有機能が備わっています。
これらのツールは、そもそもアクセスできるメンバーが限定されているクローズドな環境です。
そのため、チャットツール上でファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、特定の相手やグループに安全にファイルを共有できます。
メールのように宛先を間違えるリスクも低く、やり取りの履歴も残るので管理がしやすいのもメリットです。
普段からチャットツールでコミュニケーションを取っている相手であれば、これが最も手軽で安全な方法かもしれませんね。
英語でパスワードを別送する場合のメール例文とポイント
グローバルなビジネスシーンでは、英語でファイルやパスワードをやり取りする機会もありますよね。
日本語と同じ感覚で送ってしまうと、意図がうまく伝わらなかったり、失礼にあたってしまったりすることも。
ここでは、海外の取引先にも安心して送れる、英語でのパスワード別送メールの例文と、知っておきたいポイントを解説します。
文化や慣習の違いを理解して、スマートなコミュニケーションを心がけましょう。
【英語例文】ファイルを送付することを伝えるメールの書き方
英語でファイルを送る1通目のメールでは、日本語と同様に、ファイルを添付したことと、パスワードは別のメールで送ることを明確に伝えます。
件名は “Attached file: [ファイル名]” や “Secure file attached” のように、分かりやすくするのが一般的です。
本文では、「Please find the attached file.（添付ファイルをご確認ください。）」といった定型文に続けて、「I will send you the password in a separate email shortly.（パスワードは後ほど別のメールで追ってお送りします。）」と書き添えましょう。
簡潔さと明確さが、英語のビジネスメールでは特に重要視されます。
【英語例文】パスワードを通知する際の丁寧な表現
パスワードを通知する2通目のメールは、さらに簡潔に書くのがポイントです。
件名は “Password for the file” や “Following up: Password for [ファイル名]” など、1通目との関連性が分かるようにします。
本文では、「As promised, here is the password for the file I sent earlier.（お約束通り、先ほどお送りしたファイルのパスワードです。）」と前置きし、次の行にパスワードだけを記載するのがスマートです。
“The password is: [パスワード]” のように、分かりやすく示してあげると親切ですね。
海外の取引先へ送る際に気をつけるべきビジネスマナー
海外の取引先とやり取りする際は、PPAPという文化が日本特有のものであることを理解しておく必要があります。
海外では、パスワード付きZIPファイルをメールで送る習慣はあまり一般的ではありません。
そのため、相手によっては「なぜこんな面倒な方法で？」と不思議に思われる可能性もあります。
可能であれば、相手の国の標準的な方法であるクラウドストレージの共有などを利用するのが最もスムーズです。
もしPPAPで送る必要がある場合は、「For security reasons（セキュリティの都合上）」といったひと言を添えると、相手の理解を得やすくなるでしょう。
メールのパスワード別送に関するよくある質問
ここでは、メールでのパスワード別送に関して、多くの人が疑問に思う点をQ&A形式でまとめました。
安全なパスワードの作り方や、万が一の時の対処法など、知っておくと便利な情報をピックアップしています。
日々の業務で「これってどうすればいいんだっけ？」と思ったときの参考にしてくださいね。
安全なパスワードを自動で生成する方法は？
安全なパスワードを自分で考えるのは大変ですよね。そんな時は、パスワード生成ツールを使うのがおすすめです。
これらのツールは、Webサイト上で無料で利用できるものが多く、「文字数」や「使用する文字の種類（大文字、小文字、数字、記号）」を指定するだけで、ランダムで強力なパスワードを自動で作ってくれます。
生成されたパスワードは、意味を持たない文字列なので、第三者に推測されにくいという大きなメリットがあります。
毎回違うパスワードを安全に作りたい、という場合にとても便利ですよ。
送られてきたZIPファイルのパスワードを忘れた場合の対処法
送られてきたZIPファイルのパスワードを忘れてしまった場合、残念ながら自力で解読するのはほぼ不可能です。
最も確実で正しい対処法は、ファイルを送ってくれた送信者に、もう一度パスワードを教えてもらうようお願いすることです。
少し気まずいかもしれませんが、セキュリティのかかったファイルを扱う上では仕方がないことです。
「大変恐縮ですが、先日いただきましたファイルのパスワードを失念してしまいました。再送していただけますでしょうか。」のように、丁寧にお願いしましょう。
自分で解析ソフトなどを使うのは、時間もかかり、成功する保証もないのでおすすめできません。
スマホからパスワード付きZIPファイルを送る手順
スマホからでも、アプリを使えばパスワード付きのZIPファイルを作成して送ることが可能です。
iPhoneやAndroidには、ファイルを圧縮・解凍できるアプリがたくさんあります。
手順としては、まずファイル管理系のアプリをインストールします。
次に、そのアプリ内でパスワードを付けたいファイルを選択し、「圧縮」や「ZIPに変換」といったメニューからパスワードを設定します。
あとは、作成されたZIPファイルをメールアプリに添付して送信するだけです。
ただし、スマホの小さな画面での操作はミスも起きやすいので、宛先の確認などはPC以上に慎重に行ってくださいね。
メールでパスワードを別送するときの例文のまとめ
この記事では、メールでパスワードを別送する際の例文から、その行為自体のリスク、そしてより安全な代替案までを解説しました。
最後に、この記事の重要なポイントを振り返ってみましょう。
- パスワード別送は「ファイル送付」と「パスワード通知」の2通に分けるのが基本。
- 社内・社外など、状況に応じた例文を活用して丁寧なコミュニケーションを。
- 宛先ミスは情報漏洩に繋がるため、送信前の確認は必須。
- パスワード別送（PPAP）はメール盗聴に弱く、時代遅れの方式とされています。
- ウイルス対策ソフトのスキャンをすり抜ける危険性もPPAPにはあります。
- 安全な代替案として、クラウドストレージの共有リンクが最も推奨されます。
- 大容量ファイルならファイル転送サービス、手軽さならビジネスチャットが便利です。
- 英語のメールでは、簡潔さと明確さを意識した例文を使いましょう。
- 安全なパスワードは、自分で考えずに自動生成ツールで作るのがおすすめです。
- パスワードを忘れたら、正直に送信者に再送をお願いするのが最善策です。