町内会の回覧でお知らせやお願い事をする際、どんな文章を書けばいいか悩んでしまいますよね。
この記事では、集金やイベントの案内、アンケートのお願いなど、様々な場面でそのままコピーして使える例文を豊富にご紹介します。
回覧文書の基本的な書き方や、相手に失礼のない丁寧な言葉遣いのポイントも解説しています。
テンプレートや電子化する方法も紹介しているので、回覧文書の作成がぐっと楽になりますよ。
この記事を読むと分かること
- 場面別にそのまま使えるお願いの例文
- 分かりやすい回覧文書の書き方の基本
- 失礼にならない丁寧な言葉遣いのコツ
- 無料でダウンロードできるテンプレートの入手先
- メールやLINEで回覧する場合の例文と注意点
町内会の回覧でお願いする際の例文を場面別に紹介します
町内会の活動は多岐にわたるため、お願い事の内容も様々です。
ここでは、よくある場面ごとに、コピー＆ペーストですぐに使える具体的な例文を集めました。
件名から本文までそのまま使えるので、状況に合わせて少し修正するだけで、分かりやすい回覧文書が簡単に作成できます。
どんな風に書けばいいか迷ったときは、ぜひ参考にしてみてくださいね。
【集金】町内会費・自治会費の集金をお願いするときの例文
町内会費や自治会費の集金は、お金が関わることなので特に丁寧に伝えたいですよね。
いつ、いくら、誰が集金に伺うのかを明確に記載することが大切です。
ご不在の場合の対応についても書いておくと、より親切な案内になります。
（例文）
件名：令和〇年度 町内会費集金のご協力のお願い
皆様には、日頃より町内会活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。
さて、令和〇年度の町内会費の集金に、下記の日程で役員がご自宅へお伺いさせていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
記
- 金額：〇〇円
- 集金期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
- 集金担当：〇丁目担当 〇〇（電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）
※ご不在の場合は、改めてお伺いさせていただきます。
【協力】資源回収・廃品回収への協力をお願いするときの例文
資源回収や廃品回収は、地域の環境美化や活動資金のために重要なイベントです。
日時や場所、回収する品目を分かりやすく伝えることが、協力を得るためのポイントになります。
雨天時の対応についても、あらかじめ知らせておくと親切ですね。
（例文）
件名：資源回収（廃品回収）へのご協力のお願い
皆様には、平素より町内会の活動にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、今年も恒例の資源回収を下記のとおり実施いたします。
収益金は、今後の町内会活動のために大切に使わせていただきます。
皆様のご協力を心よりお願い申し上げます。
記
- 日時：〇月〇日（〇） 午前〇時～午前〇時
- 場所：〇〇公園
- 回収品目：新聞、雑誌、段ボール、アルミ缶など
- その他：雨天決行です。
【参加】地域の清掃活動への参加をお願いするときの例文
地域の清掃活動は、みんなで街をきれいにする気持ちの良いイベントです。
参加を強制するような印象を与えず、気軽に参加を呼びかける文章を心がけましょう。
当日の持ち物や、簡単な服装で参加できることを伝えると、参加のハードルが下がりますよ。
（例文）
件名：地域清掃活動へのご参加のお願い
秋風が心地よい季節となりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
さて、今年も地域の環境美化のため、下記の日程で清掃活動を行います。
どなたでもご参加いただけますので、お時間のある方はぜひご協力ください。
みんなで一緒に、私たちの街をきれいにしましょう。
記
- 日時：〇月〇日（〇） 午前〇時～（1時間程度を予定）
- 集合場所：〇〇集会所前
- 持ち物：軍手（お持ちの方のみで結構です。清掃用具はこちらで用意します）
- 服装：動きやすい服装
【案内】お祭りやイベントへの参加を案内するときの例文
お祭りやイベントの案内は、楽しそうな雰囲気が伝わるように作成するのがコツです。
日時や場所はもちろん、イベントの目玉や子どもたちが楽しめる企画などを記載すると、参加意欲が高まります。
誰でも気軽に参加できることをアピールしましょう。
（例文）
件名：〇〇祭り開催のご案内
皆様、こんにちは！
今年も、地域交流を目的とした「〇〇祭り」を開催する運びとなりました。
当日は、模擬店や楽しいゲームコーナーなど、ご家族皆様で楽しめる企画をたくさんご用意しております。
お誘い合わせの上、ぜひお気軽にお越しください。
役員一同、皆様のご来場を心よりお待ちしております。
記
- 日時：〇月〇日（〇） 午前〇時～午後〇時
- 場所：〇〇広場
- 内容：模擬店（焼きそば、フランクフルトなど）、子ども向けゲームコーナー、抽選会など
【調査】アンケートへの協力をお願いするときの例文
今後の町内会運営をより良くするために、住民の意見を聞くアンケートはとても重要です。
アンケートの目的と、回答の締め切りをはっきりと示すことが大切になります。
無記名で回答できることや、個人情報の取り扱いについて触れておくと、安心して協力してもらえます。
（例文）
件名：今後の町内会運営に関するアンケートご協力のお願い
日頃は、町内会の運営にご協力をいただき、ありがとうございます。
この度、今後の活動をより充実させるため、皆様のご意見をお聞かせいただきたく、アンケート調査を実施することになりました。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。
なお、アンケートは無記名で、個人が特定されることはございません。
記
- アンケート内容：別紙をご参照ください。
- 回答方法：アンケート用紙にご記入の上、担当役員の自宅ポストへご投函ください。
- 回答締切：〇月〇日（〇）
- 担当役員：〇〇（住所：〇〇）
【依頼】役員選出への協力をお願いするときの例文
役員の選出は、町内会を運営していく上で避けては通れないお願い事です。
推薦や立候補をお願いする際は、町内会活動の重要性を伝えつつ、協力をお願いする形が望ましいです。
選出方法や今後のスケジュールを明記して、透明性のある案内を心がけましょう。
（例文）
件名：次年度町内会役員選出へのご協力のお願い
皆様におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、現役員の任期満了に伴い、次年度の町内会役員を選出する時期となりました。
つきましては、別紙の推薦書にて、次年度役員として適任と思われる方をご推薦くださいますようお願い申し上げます。
なお、自薦も歓迎いたします。
地域のために、皆様のお力添えを賜りますようお願い申し上げます。
記
- 提出物：役員推薦書
- 提出方法：担当役員の自宅ポストへご投函ください。
- 提出期限：〇月〇日（〇）
- 担当役員：〇〇（住所：〇〇）
【注意喚起】ゴミ出しのルールやマナーについてお願いするときの例文
ゴミ出しのルール違反は、ご近所トラブルの原因にもなりかねません。
特定の個人を責めるような表現は避け、ルールを再確認してもらう形でお願いするのがポイントです。
図やイラストを入れると、より分かりやすく伝えることができますよ。
（例文）
件名：ゴミ出しルール遵守のお願い
地域の皆様へ
いつも集積所の美化にご協力いただき、ありがとうございます。
さて、最近、ゴミ出しのルールが守られていないケースが見受けられます。
指定日以外に出されたゴミや分別のされていないゴミは、収集されずに残ってしまいます。
皆様が気持ちよく生活できるよう、今一度ゴミ出しのルールをご確認いただき、遵守にご協力をお願いいたします。
記
・燃えるゴミは〇曜日と〇曜日です。
・ゴミは収集日当日の朝〇時までに出してください。
・カラス対策のため、必ずネットをかぶせてください。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
町内会の回覧でお願いするときの例文と書き方の基本ポイント
回覧文書は、ただ例文を真似るだけでなく、いくつかの基本ポイントを押さえるだけで、ぐっと分かりやすくなります。
誰が読んでも内容がすぐに理解でき、お願いしたいことがきちんと伝わる文章にするためのコツをご紹介します。
これからお伝えする必須項目や構成のテンプレートを意識するだけで、回覧文書の作成がスムーズになりますよ。
回覧文書に必ず記載すべき必須項目一覧
回覧文書を作成するときは、いくつか必ず入れておきたい項目があります。
これらが抜けていると、何のお知らせか分からなかったり、誰に聞けばいいか不明確になったりします。
以下の項目が全て含まれているか、最後に必ずチェックしましょう。
- 発行日：いつ作成された文書か分かるように、右上に記載します。
- 宛名：「〇〇町内会員の皆様へ」など、誰に向けた文書かを示します。
- 差出人：誰がこの文書を作成したのか、団体名（町内会名）と役職、氏名を記載します。
- 連絡先：不明点があった場合の問い合わせ先として、担当者の電話番号などを書きます。
- 件名：ひと目で内容が分かるように「〇〇のお願い」などと簡潔に書きます。
- 本文：挨拶から始まり、お願いしたい内容の要点を分かりやすく伝えます。
- 結びの挨拶：「よろしくお願いいたします」など、丁寧な言葉で締めくくります。
ひと目で内容がわかる件名の付け方は？
回覧板はたくさんの人が見るので、件名だけで何のお知らせか分かるようにするのが親切です。
「回覧」とだけ書くのではなく、具体的な内容を付け加えるのがコツですよ。
例えば、以下のような書き方がおすすめです。
- 【ご協力のお願い】〇〇祭りについて
- 【重要】次年度役員選出のご案内
- 【お知らせ】資源回収の日時について
このように【】（隅付き括弧）を使うと、パッと見たときに目立ちやすくなります。
何についての回覧なのか、そして「お願い」なのか「お知らせ」なのかが明確だと、読む人も心構えができますね。
お願い事が伝わる文章構成のテンプレート
文章を書くのが苦手な方は、基本的な構成のテンプレートに沿って書くとスムーズです。
一般的に、前文・主文・末文の3つのブロックで構成すると、丁寧で分かりやすい文章になります。
それぞれのブロックで何を書くのか、見ていきましょう。
- 前文（挨拶）：最初の挨拶です。「皆様には、日頃より町内会活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。」といった、感謝の気持ちを伝える言葉から始めます。
- 主文（本題）：ここが一番伝えたい部分です。イベントの日時や集金の金額など、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して、情報を正確に記載します。
- 末文（結び）：締めくくりの挨拶です。「お忙しいところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。」のように、相手を気遣う言葉で締めると良い印象になります。
署名と連絡先の正しい記載方法
回覧文書を誰が作成し、責任を持っているのかを明確にするために、署名は必ず記載しましょう。
文書の最後に、右寄せで記載するのが一般的です。
「〇〇町内会 会長 〇〇 太郎」のように、団体名、役職、氏名をフルネームで書きます。
そして、その下に問い合わせ先として電話番号を記載しておくと、疑問や不明点があった人がすぐに連絡できて親切です。
役員の個人の携帯番号を載せるのに抵抗がある場合は、町内会で共有の連絡先を決めておくと良いかもしれませんね。
回覧板でお願いごとをするときの丁寧な言葉遣いと注意点
お願い事をする際は、内容が正確に伝わるだけでなく、相手に良い印象を与えることも大切です。
特に回覧板は地域の方々が見るものなので、丁寧な言葉遣いを心がけたいですね。
ここでは、文章を和らげるクッション言葉の使い方や、回答を催促するときの注意点など、より丁寧なコミュニケーションのためのコツをお伝えします。
依頼する際に活用できるクッション言葉の具体例
お願い事をする前に、一言クッション言葉を添えるだけで、文章全体の印象がぐっと柔らかくなります。
相手への負担を気遣う気持ちを示すことができるので、ぜひ活用してみてください。
例えば、以下のような言葉があります。
- お忙しいところ恐縮ですが、
- ご多忙中とは存じますが、
- 誠に恐れ入りますが、
- 差し支えなければ、
- ご面倒をおかけいたしますが、
これらの言葉を文頭につけるだけで、「ご協力をお願いします」という依頼が、より丁寧で思いやりのある表現に変わりますよ。
欠席する人への配慮を示す一言とは？
イベントへの参加をお願いする場合、どうしても都合が合わず参加できない人もいます。
参加を強制するような印象を与えないために、配慮のある一言を添えることが大切です。
「ご都合のつく方のみで結構です」や「皆様のご参加を心よりお待ちしております」といった表現を使うと良いでしょう。
また、アンケートや役員の推薦など、提出をお願いする回覧では、「ご協力は任意です」と書き添えるのも一つの方法です。
相手の状況を思いやる一言があるだけで、受け取る側の気持ちは大きく変わります。
回答が必要な場合の締め切り設定のコツ
アンケートや出欠確認など、回答が必要な回覧では、締め切りを明確に設定することが不可欠です。
締め切り日は、「〇月〇日（〇）」のように曜日まで記載すると、相手が日付を勘違いしにくくなります。
また、締め切りまでの期間は、短すぎず長すぎないように設定するのがポイントです。
一般的には、回覧が全世帯に渡る時間を考慮して、1週間から10日程度の余裕を持たせると良いでしょう。
締め切りを少し過ぎても受け付ける旨を書き添えておくと、より親切な印象になります。
回答の有無を確認する際の催促文の書き方
締め切りを過ぎても回答が集まらない場合、催促の連絡が必要になることもあります。
催促する際は、相手を責めるような表現は絶対に避けなければなりません。
「〇〇の件で再度のご案内です」といった件名にし、「行き違いで既にご提出いただいておりましたら、何卒ご容赦ください」という一文を必ず入れましょう。
この一言があるだけで、相手への配慮が伝わり、角が立つのを防ぐことができます。
あくまでも「確認」というスタンスで、丁寧にお知らせすることが大切です。
回覧板でそのまま使えるお願いテンプレートと無料ダウンロード素材
毎回ゼロから回覧文書を作成するのは大変ですよね。
そんなときに役立つのが、無料でダウンロードできるテンプレートです。
WordやExcel形式のテンプレートを使えば、文字を打ち替えるだけで簡単に見栄えの良い文書が完成します。
ここでは、回覧文書作成に便利なテンプレートサイトや素材をご紹介します。
これらのツールを活用して、作業の負担を少しでも減らしましょう。
Word（ワード）ですぐに使えるテンプレートの入手先
Wordは多くの方が使い慣れているソフトなので、テンプレートがあると非常に便利です。
ビジネス文書のテンプレートサイトには、町内会や自治会で使えるシンプルなデザインのものがたくさんあります。
「bizocean（ビズオーシャン）」や「Feedsoft（フィードソフト）」などのサイトでは、無料で会員登録するだけで、様々な種類のテンプレートがダウンロードできます。
「町内会 お知らせ テンプレート」といったキーワードで検索すると、目的に合ったものが見つかりやすいですよ。
Excel（エクセル）で管理しやすい回覧名簿テンプレート
回覧板を回す際に、誰が受け取ったかを確認するための回覧名簿も、テンプレートがあると便利です。
Excelのテンプレートなら、世帯名を入力したり、チェックボックスを追加したりするのも簡単です。
回覧名簿は、回覧文書の最後にホチキスで留めておくと、確認漏れを防ぐことができます。
こちらも、Microsoftの公式サイトや、無料テンプレートを配布しているサイトで入手可能です。
シンプルな表形式のものを選べば、どんな回覧文書にも合わせやすいでしょう。
PDF形式ですぐ印刷できる書式サンプル
パソコンでの編集が苦手な方や、手書きで案内を作成したい場合には、PDF形式の書式サンプルが役立ちます。
PDF形式のものは、ダウンロードしてそのまま印刷するだけで、すぐに使えるのがメリットです。
必要な箇所をペンで書き込むだけで、案内状が完成します。
「自治会 お知らせ テンプレート PDF」などで検索すると、シンプルなデザインのものが見つかります。
急いでいるときや、パソコン作業の時間を短縮したいときに活用してみてください。
回覧文書を電子化するときの例文と配信のコツ
最近では、回覧板を使わずに、メールやLINEなどのデジタルツールで情報を共有する町内会も増えてきました。
電子化することで、情報を素早く届けられたり、回覧板が途中で止まる心配がなくなったりするメリットがあります。
ここでは、メールやLINEで回覧をお願いする場合の例文や、配信するときのちょっとしたコツをご紹介します。
メールで回覧をお願いする場合の件名と本文の例文
メールで回覧を送る際は、件名で内容が分かるようにするのがマナーです。
「【〇〇町内会】〇〇開催のご案内」のように、誰からの何のメールかが一目で分かるようにしましょう。
本文は、紙の回覧文書と同じように、丁寧な挨拶から始め、要点を簡潔に記載します。
（例文）
件名：【〇〇町内会】地域清掃活動へのご参加のお願い
町内会員の皆様
日頃より町内会活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。
さて、地域の環境美化のため、下記の日程で清掃活動を行います。
お時間のある方はぜひご協力ください。
- 日時：〇月〇日（〇） 午前〇時～
- 集合場所：〇〇集会所前
詳細は添付のファイルをご確認ください。
ご参加をお待ちしております。
〇〇町内会 会長 〇〇
LINEで回覧を流す場合の簡潔な例文
LINEはメールよりも手軽で、すぐに読んでもらえるのが特徴です。
そのため、長文は避け、要点を絞って簡潔に伝えることが大切になります。
詳しい情報は、別途作成した文書を画像やPDFファイルで添付すると良いでしょう。
（例文）
【〇〇町内会よりお知らせ】
こんにちは！
〇月〇日(〇)に、〇〇祭りを開催します🎉
模擬店やゲームなど、楽しい企画をご用意していますので、ぜひご家族で遊びに来てください✨
詳しい時間は添付のチラシを見てね！
電子回覧のメリットとデメリットの比較
回覧を電子化することには、良い点もあれば、注意すべき点もあります。
導入を検討する際は、両方を理解しておくことが大切です。
メリット
- 情報をスピーディーに全世帯へ届けられる
- 回覧板が途中で紛失したり、止まったりする心配がない
- 紙や印刷代のコストを削減できる
- 過去の連絡内容を検索しやすい
デメリット
- 高齢者など、スマートフォンやパソコンを使わない方には情報が届かない
- メールアドレスやLINEアカウントの管理が必要になる
- なりすましや誤送信などのセキュリティリスクがある
電子回覧と従来の紙の回覧を併用するなど、地域の実情に合った方法を見つけることが重要です。
町内会の回覧に関するよくある質問への回答
ここでは、町内会の回覧に関して、多くの方が疑問に思う点や困りがちなことについてお答えします。
回覧板が回ってこないときの対処法や、文書に添えると喜ばれる一言など、知っていると役立つ情報ばかりです。
これらのポイントを押さえて、よりスムーズな回覧を心がけましょう。
回覧板が途中で止まってしまった場合の対処法は？
回覧板が途中で止まってしまうのは、よくあるトラブルの一つです。
まずは、自分の前の家と、自分の次の家に連絡を取って、状況を確認してみましょう。
不在で受け取れていない、あるいは次に回すのを忘れているケースがほとんどです。
それでも見つからない場合は、班長や担当の役員にすぐに報告してください。
予備の回覧文書があれば再配布してもらえますし、今後の対策を一緒に考えてくれるはずです。
回覧文書に入れると親切な一言は？
回覧文書にちょっとした一言を添えるだけで、文章全体の印象が和らぎ、親切な気持ちが伝わります。
例えば、時候の挨拶（「暑い日が続きますが、いかがお過ごしでしょうか」など）を入れると、文章に季節感が生まれます。
また、文末に「ご不明な点がございましたら、お気軽に〇〇までお問い合わせください」と付け加えるのも良いでしょう。
相手を気遣う一言をプラスして、温かみのあるコミュニケーションを心がけたいですね。
アパートやマンションにおける回覧の注意点はどこ？
アパートやマンションなどの集合住宅では、戸建てとは少し違う注意点があります。
まず、集合ポストに投函するだけで、次の人に直接手渡ししないケースが多いです。
そのため、誰まで回覧されたか分からなくならないように、確認印を押す欄を設けた回覧名簿を必ず添付しましょう。
また、オートロックのマンションの場合は、役員でも各戸を訪問するのが難しいことがあります。
管理人室やエントランスの掲示板を活用するなど、その集合住宅のルールに合わせた回覧方法を検討する必要があります。
回覧文書の最適なサイズと紙の選び方
回覧文書の用紙サイズは、A4サイズが最も一般的で、見やすいのでおすすめです。
回覧板のバインダーにも挟みやすく、家庭用のプリンターでも印刷しやすいのが理由です。
紙の種類は、特別なものである必要はなく、一般的なコピー用紙で十分です。
ただし、雨に濡れる可能性などを考慮するなら、少し厚手の紙を選ぶと丈夫で安心感が増します。
カラフルな紙を使うと目立ちますが、文字が見にくくなることもあるので、白やクリーム色などの淡い色が読みやすいでしょう。
町内会 回覧 お願い 例文 まとめ
- 町内会の回覧で使えるお願いの例文は、集金やイベント案内など場面別に用意すると便利です。
- 会費の集金をお願いする際は、金額や期間、担当者を明確に記載します。
- 資源回収のお願いでは、日時、場所、回収品目を分かりやすく伝えましょう。
- 清掃活動への参加は、強制にならないよう気軽な参加を呼びかけます。
- お祭りの案内は、楽しい雰囲気が伝わるように企画内容を紹介するのがコツです。
- アンケートの依頼では、目的と締め切りをはっきりと示し、協力をお願いします。
- 役員選出のお願いは、推薦書の提出期限などを明記して協力を依頼します。
- ゴミ出しの注意喚起は、個人を責めずにルールを再確認してもらう形が望ましいです。
- 回覧文書の書き方の基本は、必須項目を漏らさず記載することです。
- 丁寧な言葉遣いとして、依頼の際にクッション言葉を活用すると印象が良くなります。
- 無料でダウンロードできるWordやExcelのテンプレートを使えば、文書作成が楽になります。
- メールやLINEで電子回覧を行う場合は、件名を分かりやすくし、本文を簡潔にするのがコツです。
- 回覧板が止まったら、前後の家や役員に連絡して状況を確認しましょう。
- 集合住宅での回覧は、確認印を押す名簿を付けるなどの工夫が必要です。